Persondatapolitik for Advokatfirmaet.dk

Behandling af personoplysninger om klienter og samarbejdspartnere

Nærværende persondatapolitik udgør en del af den samlede dokumentation for, at Advokatfirmaet.dk overholder den gældende persondatalovgivning.

Enhver indsamling og behandling af personoplysninger, herunder følsomme personoplysninger, vil altid foretages i overensstemmelse med den til enhver tid gældende persondatalovgivning, og enhver type personoplysning vil kun blive indhentet, hvis der findes et grundlag herfor. Advokatfirmaet.dk er yderst opmærksom på, at vi kun må behandle personoplysninger, der er nødvendige for at opnå et mål.

Personoplysninger må kun videregives til tredjemand, hvis der er et særskilt og sagligt grundlag herfor, hvilket vil være undersøgt grundigt, forinden dette sker.

Advokatfirmaet.dk’s behandling og håndtering af personoplysninger lever op til de til enhver tid gældende krav, der er statueret i persondatalovgivningen. Advokatfirmaet.dk vurderer jævnligt alle registrerede personoplysninger og sletter alle personoplysninger, der vurderes irrelevante for yderligere behandling. Advokatfirmaet.dk sletter også personoplysninger, som en klient eller samarbejdspartner positivt ønsker slettet, og som Advokatfirmaet.dk ikke længere har noget grundlag for at behandle.

Ifølge den gældende persondatalovgivning er Advokatfirmaet.dk at betragte som dataansvarlig for de personoplysninger, der bliver afgivet til os.

Dataansvarlig

Nedenfor finder du alle relevante kontaktoplysninger for Advokatfirmaet.dk:

Navn:                Advokatfirmaet.dk I/S
Adresse:            Gøteborgvej 18, 9000 Aalborg SV
CVR nr.:            25 28 07 25
E-mail:              info@advokatfirmaet.dk

Advokatfirmaet.dk’s behandling af personoplysninger

I den daglige arbejdsgang hos Advokatfirmet.dk behandler vi personoplysninger om samtlige brugere af vores hjemmeside samt klienter og samarbejdspartnere. Vi holder intenst opmærksomheden på, at behandlingen af alle personoplysninger sker på en fortrolig og sikker måde.

Nedenstående redegør vores retningslinjer for måden, hvorpå vi behandler personoplysninger om brugerne af vores tjenester på hjemmesiden og vores sociale medier samt vores klienter og samarbejdspartnere.

Advokatfirmaet.dk behandler dine personoplysninger for f.eks. at kunne besvare din henvendelse eller for at kunne fuldføre aftalen om advokatbistand, som den kontaktende part har indgået med os. Grundlaget kan dog også i visse tilfælde være interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningen. Dette skyldes, at behandlingen af dine personoplysninger er af væsentlig betydning for, at vi kan overholde de forpligtelser, der påhviler os som advokatvirksomhed. Personoplysninger behandles for at overholde en retlig forpligtelse, samt for at overholde retsplejeloven, hvidvaskloven, persondataforordningen, databeskyttelsesloven og bogføringsloven. Baggrunden for Advokatfirmaet.dk’s behandling af følsomme personoplysninger vil typisk være enten et samtykke eller for, at vi kan forfølge eller fastslå et retskrav.

Børn

Vores virksomhed er målrettet voksne. Vi indsamler ikke bevidst persondata fra og om børn, medmindre sagens karakter nødvendiggør det. Vi vil da kommunikere med den registreredes forældremyndighedsindehaver.

Hvis du er forælder eller værge og mener, at dit barn har givet persondata til os bevidst eller ubevidst, beder vi dig kontakte os hurtigst muligt via vores kontaktpersondata i bunden.

Henvendelse til Advokatfirmaet.dk

Når der rettes henvendelse til Advokatfirmaet.dk via mail, vores hjemmeside eller de sociale medier, behandles alle personoplysninger, som fremgår af vedkommendes henvendelse. Hvis Advokatfirmaet.dk eksempelvis bliver kontaktet på LinkedIn, vil Advokatfirmaet.dk modtage nogle oplysninger om vedkommende i form af eksempelvis navn og billede. De oplysninger, der modtages, afhænger dog altid af den sociale medieplatforms privatindstillinger.

Henvendelse via vores kontaktformular på hjemmesiden medfører behandling af personoplysninger, herunder navn, e-mail, telefonnummer, postnr. og by samt det, som henvendelsen til Advokatfirmaet.dk drejer sig om.

Hvis Advokatfirmaet.dk kontaktes telefonisk, kan der ske notering af navn, telefonnummer, adresse og grunden til henvendelse, hvis det er relevant. Dette gør Advokatfirmaet.dk for at vide, hvem vi er i kontakt med, og for at have mulighed for at følge op på henvendelsen samt dokumentere de henvendelser, der modtages fra klienter. I nogle tilfælde noteres de relevante forhold, der oplyses os telefonisk, i vores it-system for at opfylde ovenstående.

Ved henvendelse opfordrer Advokatfirmaet.dk til ikke at sende følsomme eller fortrolige personoplysninger via LinkedIn eller vores hjemmeside. Følsomme personoplysninger kan f.eks. være CPR. nr. og helbredsforhold.

Events og arrangementer

Hvis Advokatfirmaet.dk er vært for et event eller arrangement, hvor tilmelding er nødvendig pga. kapacitet, forplejning m.v., behandler vi kontaktoplysninger om deltagerne i arrangementet i form af navn, titel/arbejdsstatus og e-mailadresse. Behandlingen er nødvendig for at kunne håndtere tilmeldingerne til arrangementet.

Events/arrangementer hos Advoaktfirmaet.dk kan blive dokumenteret ved situationsbilleder fra arrangementet. Hvis der tages billeder til eventet/arrangementet, kan billederne blive uploadet og delt på vores hjemmeside, sociale medier m.v.

Advokatfirmaet.dk ønsker at promovere vores arrangementer og Advokatfirmaet.dk som helhed, hvorfor situationsbilleder kan blive aktuelle og delt. Hvis du ikke ønsker at være med på eventuelle situationsbilleder, kan du blot oplyse os herom ved starten af et arrangement.

Advokatfirmaet.dk udarbejder tilmeldingslister til arrangementer, og disse opbevares som altovervejende udgangspunkt i 12 måneder fra afholdelsesdatoen. Opbevaringen grundes i, at Advokatfirmaet.dk har mulighed for at evaluere arrangementet, og hvem der deltager i arrangementet for i fremtiden at forbedre arrangementet, hvis Advokatfirmaet.dk afholder arrangementet igen. Advokatfirmaet.dk anvender derfor ikke arrangementsdeltagerens oplysninger til at invitere deltageren igen eller generel markedsføring m.v.

Klientoplysninger


Når du er klient hos os, betyder det, at vi behandler en række personoplysninger om dig og de øvrige parter, der eventuelt er involveret i sagen.

Klienter af Advokatfirmaet.dk er registeret i vores sagsbehandlingssystem. Registreringen sker med følgende oplysninger:

- Navn og adresse
- E-mailadresse
- Telefonnummer

Erhvervsdrivende registreres oftest med en bestemt udvalgt kontaktperson. Ydermere noteres det, hvis virksomheden/kontaktpersonen har eventuelle bestemte interesser eller ønsker i forhold til vores ydelser. Det registreres også, hvis der er specifikke forhold hos klienten, der kan have betydning for sagsforløbet.

For at kunne administrere den aftale, vi har med klienten, samt for at kunne fakturere ydelsen og sende klienten al information vedr. sagen, samler og registrerer Advokatfirmaet.dk klienters personoplysninger.

Ved specielle personlige sager behandler Advokatfirmaet.dk fortrolige og følsomme personoplysninger om klienten. Sådanne personlige sager kan f.eks. være personskadeerstatningssager. Ved sådanne sager kan vi være nødsaget til at indhente samtykke fra klienten forud for sagsbehandling af sagen. Hvis dette bliver aktuelt, vil klienten blive orienteret omkring det nødvendige samtykke m.v. forud for indledningen af sagsbehandlingen. Sådanne personlige oplysninger er kun tilgængelige for de medarbejdere, der arbejder på sagen, ligesom sagsbehandlingssystemet er et låst system.

Advokatfirmaet.dk foretager foranstaltninger for at sikre, at de kontaktoplysninger, som vi har på klienten, altid er korrekte og ajourførte.

Oplysninger for hindring af hvidvask

Vi er pålagt at indhente og opbevare hvidvaskoplysninger i visse sagstyper, hvilket også vil blive oplyst ved anerkendelsen af sagen for en klient. Bliver dette aktuelt, skal vi modtage en kopi af dit pas og kørekort og/eller sygesikringsbevis. Ovennævnte oplysninger registreres i vores sagsbehandlingssystem og gemmes i den til enhver tid påkrævede tidsperiode efter afslutning af sagen, jf. den til enhver tid gældende hvidvasklov.

Vi opbevarer altid bogføringsmateriale og oplysninger indhentet til brug for overholdelse af hvidvaskloven (legitimationsoplysninger) i 5 år. Dette gør vi for at overholde henholdsvis bogføringsloven og hvidvaskloven.

Wi-Fi til gæster

Advokatfirmaet.dk stiller gratis WI-FI til rådighed for vores klienter, når de befinder sig på vores kontor. Når du benytter vores Wi-Fi, kan du blive bedt om at oplyse navn, e-mailadresse og mobiltelefonnummer. Dette sker for at modtage en adgangskode samt danne et brugernavn.
 

Opbevaringsperiode for personoplysninger og sletning af personoplysninger


Det er Advokatfirmaet.dk som dataansvarlig, der vurderer, hvornår persondata skal slettes. Fortsat opbevaring skal vurderes ud fra en den konkrete situation,; hvorvidt opbevaring tjener et formål, eller om Advokatfirmaet.dk eventuelt er forpligtiget til dette via f.eks. hvidvasklovgivningen.

Ved indledende henvendelse til Advokatfirmaet.dk

Ved henvendelse til Advokatfirmaet.dk vil de udleverede oplysninger blive opbevaret, indtil henvendelsen er færdigbehandlet. I det tilfælde, at den indledende henvendelse viderebehandles til en egentlig sag, vil oplysningerne blive opbevaret i Advokatfirmaet.dk’s sagsbehandlingssystem. Vedkommende, der foretager den indledende henvendelse, er herefter at betragte som en klient hos Advokatfirmaet.dk, og personoplysningerne er herefter reguleret af nærværende privatpolitik.

Nyhedsbreve

Ved tilmelding til Advokatfirmaet.dk’s nyhedsbrev vil klientens tilmeldingsoplysninger blive opbevaret. Det er til enhver tid muligt at framelde sig nyhedsbrevet ved at kontakte Advokatfirmaet.dk. Ved frameldelse stopper Advokatfirmaet.dk straks med at sende nyhedsbreve til klienten. Hvis frameldelse ønskes, bliver mailadressen gjort inaktiv, og personoplysningerne på vedkommende vil blive slettet inden for 30 dage.

Advokatfirmaet.dk’s opbevaring af klientoplysninger og sagsinformationer

Advokatfirmaet.dk opbevarer som udgangspunkt enhver relevant sagsrelateret oplysning, hvilket bl.a. kan omfatte personoplysninger, i 10 år fra tidspunktet, hvorpå klientforholdet ikke er opretholdt længere.

Perioden for opbevaring af personoplysninger kan udvides i visse sager. Det vil dog aldrig ske, uden at klienten bliver orienteret herom. Personoplysninger slettes ikke i de tilfælde, hvor de er nødvendige for at kunne fastslå eller forsvare et retskrav. Dette kunne være tilfældet, hvor der opstår en tvist mellem klienten og Advokatfirmaet.dk.

Vi opbevarer sagsinformationerne, så vi til enhver tid har mulighed for at dokumentere et sagsforløb i tilfælde af en tvist mellem klienten og Advokatfirmaet.dk. Opbevaringen er ydermere påkrævet for at kunne overholde de advokatetiske regler, da vi ved modtagelse af nye sager er pålagt at vurdere, om der er en interessekonflikt mellem den nye sag og allerede eksisterende klienter.

Alle øvrige personoplysninger om klienten, der ikke er nødvendige for at administrere klientforholdet, vil blive slettet løbende og på det tidspunkt, hvor vi vurderer, at vi ikke længere har et sagligt behov for fortsat opbevaring, eller hvis lovgivningen i øvrigt pålægger os at slette disse oplysninger på et bestemt tidspunkt.
 

Behandling af personoplysninger hos Advokatfirmaet.dk

Da alle personoplysninger skal behandles fortroligt, har Advokatfirmaet.dk valgt at træffe ekstra tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, for at klienters personoplysninger ikke bliver tilintetgjort, misbrugt, eller lignende, hvilket vil være et brud på persondatalovgivningen.

Adgangen til klienters personoplysninger har Advokatfirmaet.dk givet til en række databehandlere. Databehandlere benyttes i forbindelse med de drifts- og IT-sikkerhedsmæssige opgaver, der løses eksternt, som f.eks. backup af vores IT-system. Advokatfirmaet.dk har indgået kontrakter, som præciserer de rammer, databehandlerne må agere indenfor, når de leverer en teknisk eller systemmæssig ydelse til os eller yder support på driften m.v.

Såvel opbevaringen som etablering af adgangen til oplysningerne hos databehandlerne er reguleret af en række regler, hvorfor der er indgået databehandleraftaler med samtlige databehandlere. Dette skal sikre, at personoplysningerne opbevares på et passende sikkerhedsniveau, og at oplysninger ikke uretmæssigt overdrages til uvedkommende.

Advokatfirmaet.dk’s videregivelse og overdragelse af personoplysninger

Det klare udgangspunkt er, at vi aldrig videregiver oplysninger modtaget fra en person i forlængelse af dennes tilmelding til vores nyhedsbrev eller oplysninger indhentet under et arrangement til tredjemand. Skulle det blive aktuelt, vil disse personoplysninger ikke blive overdraget, før vi har fået samtykke hertil fra dig, eller vi har en retlig forpligtelse hertil.

Vi videregiver dog klientens persondata, hvis:
  • Det er nødvendigt for, at vi kan udføre vores service over for dig eller vores klient
  • Det er nødvendigt for, at vi overholder lovgivningen
  • Du har givet os samtykke til det
  • Det er nødvendigt for at beskytte en samarbejdspartner eller en tredjepart (der er strenge regler i lovgivningen om videregivelse af persondata på dette grundlag), eller det sker som led i vores anvendelse af databehandlere både i og uden for EU.

Ad: Hvis det er nødvendigt;


Vi samarbejder med udvalgte og betroede partnere om at levere vores service til dig, bl.a Complea, Penneo og Advopro. Hertil kan komme andre underleverandører eller samarbejdspartnere af relevans for den konkrete sag. Til dem viderebringer vi de nødvendige persondata, således at vi samlet set kan levere vores ydelse til dig eller vores klient. Vi videregiver ikke – i det omfang vi overhovedet måtte være i besiddelse af sådanne oplysninger – oplysninger, der ikke er relevante for den pågældendes opgaveløsning i sammenhængen.

Vi anvender også det Det Centrale Personregister, for at vi kan ajourføre eventuelle navne- eller adresseændringer i databaser om vores klienter.

Ad: Hvis det er påkrævet af lovgivningen, eller det er for at beskytte os selv, en samarbejdspartner eller en tredjepart: 

Lovgivningen giver i visse tilfælde mulighed for, at vi kan videregive persondata uden dit samtykke. I det omfang, lovgivningen tillader det, kan Advokatfirmaet.dk videregive persondata med henblik på enten at beskytte eller håndhæve vores rettigheder. Ligeledes gælder dette for rettigheder, som tilhører vores samarbejdspartnere, klienter og tredjeparter.

Ovenstående kan blive relevant som led i forebyggelse af bedrageri og andre strafbare forhold.
 

Klientens rettigheder ved behandlingen af personoplysninger

Nedenfor nævnes nogle rettigheder, som enhver klient hos Advokatfirmaet.dk har qua vores behandling af klienters personoplysninger.

Skulle nedenstående give anledning til spørgsmål, eller har Advokatfirmaet.dk’s persondatapolitik generelt givet anledning til spørgsmål, er du til enhver tid velkommen til at kontakte Advokatfirmaet.dk på mail og telefon.

Kontaktoplysningerne på Advokatfirmaet.dk fremgår af www.advokatfirmaet.dk. I tilfælde af, at Advokatfirmaet.dk ikke reagerer eller accepterer klientens anmodning i henhold til nedenstående rettigheder, er der mulighed for at klage til Datatilsynet.  

Klienternes rettigheder er bl.a.:
 
  • Ret til at få indsigt i egne persondata og få udleveret kopi
  • Ret til at få forkerte persondata rettet
  • Ret til at få slettet persondata
  • Ret til at kræve begrænsning
  • Ret til at gøre indsigelse imod behandling
  • Ret til at tilbagekalde samtykke
  • Ret til at undgå profilering
  • Ret til at klage over vores behandling af dine persondata.
 

Ad: Ret til indsigt i egne personoplysninger


Du har ret til at få oplyst, hvilke personoplysninger vi behandler om dig, herunder hvad formålet er, hvor vi har oplysningerne fra, hvor længe vi opbevarer dem, samt hvem vi eventuelt deler dem med. Klienten har også i visse tilfælde ret til at få udleveret dennes personoplysninger i et almindeligt anvendt og maskinlæsbart format, således at de kan benyttes til videregivelse til en anden dataansvarlig. Hvis det er teknisk muligt, kan vi ligeledes transmittere oplysningerne direkte til den nye dataansvarlige.

Ad: Ret til at få rettet urigtige personoplysninger

Såfremt Advokatfirmaet.dk behandler urigtige eller vildledende personoplysninger om klienten, kan klienten anmode os om at rette oplysningerne. Ved modtagelse af en sådan anmodning vil vi sørge for at tilrette/slette de pågældende oplysninger.

Ad: Ret til sletning

I visse tilfælde er Advokatfirmaet.dk forpligtet til at slette klienters personoplysninger før det tidspunkt, hvor klientens oplysninger normalt ville blive slettet. Disse tilfælde vil være:
  • Hvis vi ikke længere har et sagligt formål med at behandle personoplysningerne
  • Hvis et samtykke tilbagekaldes
  • Hvis personoplysningerne er blevet behandlet ulovligt, eller de skal slettes for at overholde en retlig forpligtelse
  • Hvis der gøres indsigelse mod behandlingen.
 

Ad: Ret til at kræve begrænsning

Klienten har til enhver tid ret til at anmode os om at begrænse behandlingen af persondata.

Ad: Ret til at gøre indsigelse mod behandling

Klienten har til enhver tid ret til at gøre indsigelse imod, at Advokatfirmaet.dk behandler klientens persondata. Dette omfatter retten til at gøre indsigelse imod anvendelse af persondata med henblik på markedsføring. Vi vil hurtigst muligt tage stilling til din indsigelse, hvis du fremsætter en sådan.

Ad: Ret til at tilbagekalde samtykke

Du kan til enhver tid tilbagekalde det (eller de) samtykke(r), du har givet os.

Ad: Ret til at undgå profilering

Vi kan oplyse, at vi ikke laver profilering i vores virksomhed og ikke træffer automatiske afgørelser.

Ad: Ret til at klage over vores behandling af dine persondata

Vi gør alt, hvad vi kan, for at sikre, at dine persondata behandles på betryggende vis, og at dine rettigheder beskyttes optimalt. Vi gennemgår ligeledes regelmæssigt vores procedurer og håndteringen af persondata.
Hvis du mod forventning mener, at vi ikke behandler din henvendelse og dine rettigheder i overensstemmelse med lovgivningen om persondata, beder vi dig kontakte os pr. e-mail med teksten ”Persondata” i emnefeltet.

Du kan skrive til os på info@advokatfirmaet.dk, hvorefter ansvarshavende partner vil kontakte dig, således at eventuelle misforståelser og fejlopfattelser kan blive udredt. Alle andre henvendelser vedrørende den sag, som dine oplysninger indgår i, skal rettes til den jurist og sekretær, der i øvrigt behandler sagen.
Hvis du fortsat mener, at vi ikke behandler din henvendelse og dine rettigheder i overensstemmelse med lovgivningen, kan du klage til Datatilsynet via: